Software para barbearia: o que avaliar antes de escolher

Comece pelos seus problemas, não pelas funcionalidades

Antes de ver demonstrações, escreva os três problemas que mais tempo ou dinheiro lhe custam hoje. Pode ser o telefone a tocar durante os cortes, clientes que faltam, contas de comissões no fim do mês ou clientes que deixam de aparecer. Um software com cem funcionalidades que não resolve estes três não serve. Use a lista seguinte para comparar soluções de forma justa, com as mesmas perguntas para todas.

Marcações, lembretes e sinal

• Marcação online sem criar conta: o cliente deve conseguir marcar com nome, email e telemóvel, sem passwords nem registos. Cada passo a mais faz perder marcações.
• Escolha do barbeiro e de vários serviços na mesma marcação (corte e barba, por exemplo).
• Agendas por barbeiro: horários, pausas, folgas, férias e a duração de cada serviço ajustada a cada profissional.
• Lembretes automáticos por email e SMS, com antecedência configurável. Pergunte se o SMS tem custo à parte ou limite mensal.
• Reagendar e cancelar sozinho, através de um link, sem telefonar.
• Sinal na marcação: que métodos de pagamento aceita (cartão, MB WAY, Multibanco), para onde vai o dinheiro, que comissões se aplicam e como funcionam os reembolsos.

Se as faltas são um problema na sua casa, leia também como reduzir faltas às marcações.

Equipa, dinheiro e fidelização

• Comissões: o software calcula o que cada barbeiro ganhou, com taxas diferentes por pessoa? Cada um consegue ver os seus ganhos?
• Permissões: o barbeiro vê só a sua agenda ou tudo? A receção consegue marcar sem aceder às finanças?
• Registo de pagamentos ao balcão: dinheiro, cartão, MB WAY, e um resumo do que entrou no dia.
• Painel com indicadores: ocupação da agenda, clientes que regressam, valor médio por cliente.
• Fidelização: cartão de visitas, planos mensais de assinatura, campanhas para clientes que deixaram de aparecer.

Site, Google e app ou web

Muitos clientes descobrem uma barbearia no Google. Veja se a solução inclui um site com marcação online, se permite usar o seu próprio domínio e que ajuda dá para aparecer no Google, incluindo o Perfil da Empresa no Google (Google Business Profile).

Pergunte também como o cliente e a equipa usam o sistema. Uma app nativa nas lojas de aplicações exige instalação e atualizações. Uma aplicação web abre no navegador de qualquer telemóvel, tablet ou computador e, em muitos casos, pode ser instalada no ecrã inicial como uma app. Para o cliente que marca uma vez por mês, obrigar a instalar uma app é quase sempre uma barreira.

Faturação certificada e dados dos clientes

Em Portugal, as faturas têm de ser emitidas por software de faturação certificado pela Autoridade Tributária. Um programa de marcações não é, por si só, um programa de faturação. Pergunte a cada fornecedor, sem rodeios: o seu software emite faturas certificadas? Se não, integra-se com algum programa certificado, ou tenho de faturar à parte? A resposta muda a forma como a receção trabalha todos os dias.

Sobre os dados dos clientes, o RGPD aplica-se à sua barbearia. Confirme onde ficam guardados os dados, se o fornecedor atua como subcontratante com um acordo de tratamento de dados, como são recolhidos os consentimentos para comunicações de marketing e se consegue exportar a sua lista de clientes caso decida mudar.

Preço, contrato, suporte e migração

• Preço total: plano, número de profissionais, SMS, comissões de pagamento, domínio próprio. Some tudo para ter o custo real por mês.
• Planos e limites: que funcionalidades estão em cada plano? O que precisa hoje e o que vai precisar daqui a um ano?
• Contrato: período mínimo, forma de cancelar e o que acontece aos seus dados depois.
• Suporte: em português, por que canais e em que horário. Faça uma pergunta antes de subscrever e veja quanto tempo demora a resposta.
• Migração: consegue importar clientes e marcações futuras do sistema atual? Quem faz esse trabalho?
• Idiomas: se tem clientes estrangeiros, a página de marcação existe em inglês ou espanhol?

Onde o MODX encaixa

O MODX é um software de marcações e gestão para barbearias em Portugal e no Brasil. Com a mesma lista de verificação, eis o que faz bem e onde pode não ser a escolha certa.

Pontos fortes:

• Marcação online 24 horas sem o cliente criar conta, com escolha de barbeiro e de vários serviços, e link para reagendar ou cancelar.
• Agendas por barbeiro com pausas, férias e duração de serviço por profissional; feriados nacionais bloqueados automaticamente.
• Lembretes automáticos por email e SMS com antecedência configurável (o SMS tem uma quota mensal por plano).
• Sinal ou pagamento antecipado no plano Professional, através da conta Stripe da própria barbearia, com os métodos que ativar, como cartão, MB WAY e Multibanco.
• Comissões por barbeiro, e cada profissional vê os seus ganhos; registo de pagamentos ao balcão.
• Cartão de fidelização por visitas, planos de assinatura e campanhas por email e SMS no plano Professional (WhatsApp em breve).
• Site da barbearia com marcação online e ajuda para aparecer no Google; domínio próprio no plano Professional.
• Aplicação web que funciona em qualquer dispositivo e se instala no ecrã inicial, para a equipa e para os clientes.

Limites que deve conhecer:

• Não emite faturas certificadas. O MODX regista os pagamentos e mostra o que entra, mas a faturação tem de ser feita num programa certificado à parte.
• Não tem app nativa nas lojas de aplicações; é uma aplicação web instalável.
• Não tem gestão de stock para barbearias e salões.
• Não sincroniza com o Google Calendar; o cliente recebe um ficheiro para adicionar a marcação ao calendário.
• Os lembretes são por email e SMS, não por WhatsApp.
• O plano gratuito não inclui marcações online.

Se estes limites não pesam no seu caso, veja o software para barbearias em detalhe e compare os planos na página de preços. Se algum deles for decisivo, é melhor sabê-lo agora do que depois de migrar a sua agenda.